Tým může být vytížený od rána do večera a přesto nepodávat výkon, který firma potřebuje.
Plné kalendáře, přesčasy ani množství dokončených úkolů totiž samy o sobě neříkají, zda tým dosahuje správných výsledků.
Pokud chcete zvýšit výkon týmu, první otázka by proto neměla znít:
„Jak přimět lidi, aby pracovali více?“
Mnohem užitečnější je:
„Co dnes našemu týmu brání dosahovat lepších výsledků?“
Někdy je problém v prioritách. Jindy v nedostatku kapacit, kompetencích, pomalém rozhodování nebo procesech. A někdy skutečně v individuálním výkonu konkrétního zaměstnance.
Výkon týmu není totéž jako množství práce
Vytížený tým nemusí být výkonný tým.
Zaměstnanci mohou vyřizovat desítky e-mailů, účastnit se porad, dokončovat úkoly a řešit operativu. Pokud ale tyto činnosti nepřispívají k hlavním cílům firmy, vysoká aktivita nemusí znamenat vysoký výkon.
Proto je důležité rozlišovat mezi:
aktivitou → výstupem → výsledkem.
Například obchodní tým může uskutečnit více schůzek. Skutečným výsledkem je ale až to, zda přinesou relevantní obchodní příležitosti a zakázky.
Prvním krokem ke zvýšení výkonnosti týmu je proto určit, jaký výsledek od něj firma skutečně očekává.
1. Má tým měřitelné cíle?
„Potřebujeme lepší výsledky.“
To není příliš použitelné zadání.
Lidé potřebují vědět, co přesně znamená úspěch.
Podle typu týmu mohou být relevantní například:
- obchodní výsledky,
- dokončení projektů v termínu,
- počet nebo kvalita vyřízených případů,
- rychlost zpracování,
- chybovost,
- produktivita,
- zákaznická spokojenost,
- marže,
- dodržení rozpočtu.
Neznamená to měřit všechno.
Naopak. Příliš mnoho KPI může odvádět pozornost stejně jako žádné.
Dobře nastavené ukazatele mají týmu pomoci pochopit, které výsledky jsou skutečně důležité.
2. Nepracuje tým na příliš mnoha prioritách současně?
Pokud je všechno priorita, není prioritou nic.
Tým může mít dostatek schopných lidí, ale pokud management neustále přidává nové požadavky, mění zadání a očekává okamžitou reakci na každou novou situaci, výkon začne klesat.
Lidé přepínají mezi úkoly, rozdělaná práce se hromadí a důležité projekty postupují pomalu.
Pokud chcete zlepšit výkon týmu, podívejte se proto také na počet současných priorit.
Někdy není potřeba přidat další aktivitu.
Je potřeba něco přestat dělat.
3. Má tým dostatečnou kapacitu?
Výkon nelze zvyšovat donekonečna pouze lepší organizací práce.
Pokud má tým dlouhodobě více práce, než je schopen zvládnout, začne se problém projevovat:
- prodlužováním termínů,
- rostoucí chybovostí,
- přesčasy,
- odkládáním méně urgentních úkolů,
- poklesem kvality,
- nebo vyčerpáním klíčových lidí.
Manažer proto potřebuje rozlišit mezi neefektivním využitím kapacity a skutečným nedostatkem kapacity.
To jsou dva rozdílné problémy a vyžadují rozdílné řešení.
4. Mají lidé správné kompetence?
Někdy zaměstnanec neplní očekávání nikoli proto, že nechce, ale protože nemá potřebné znalosti nebo dovednosti.
To je důležitý rozdíl.
Manažer by měl umět určit, zda je problém:
„nechce“,
„neumí“,
„neví, co se od něj očekává“,
nebo „nemá podmínky, aby to mohl udělat“.
Teprve potom lze rozhodnout, zda pomůže školení, mentoring, změna procesu, jiné rozdělení práce nebo manažerský zásah.
5. Kde je úzké místo?
Výkon celého týmu může brzdit jediný bod.
Například všechna rozhodnutí musí schválit jeden manažer. Jeden specialista zpracovává něco, na co čeká dalších pět lidí. Nabídky stojí několik dní na interním schválení.
V takové situaci nepomůže chtít po všech zaměstnancích vyšší výkon.
Je potřeba najít úzké místo procesu.
Ptejte se:
Kde práce nejčastěji čeká?
Který krok trvá nejdéle?
Na koho nebo na co ostatní nejčastěji čekají?
Právě tam může být největší prostor pro zvýšení výkonu.
6. Není problém v rozhodování?
Výkonný tým potřebuje nejen správně pracovat, ale také dostatečně rychle rozhodovat.
Pokud zaměstnanci nevědí, co mohou rozhodnout sami, každý problém putuje k manažerovi.
Výsledkem je čekání.
Manažer má plný kalendář operativních rozhodnutí a zaměstnanci se postupně naučí nepřebírat odpovědnost.
Vyšší výkon proto někdy vyžaduje nikoli větší kontrolu, ale jasnější rozhodovací pravomoci.
7. Jak pracovat s člověkem, který dlouhodobě nepodává očekávaný výkon?
Tohle bych do článku určitě dala, protože právě tím se od článku o týmové spolupráci výrazně odliší.
Pokud jeden zaměstnanec dlouhodobě nedosahuje očekávaných výsledků, manažer by neměl problém ani ignorovat, ani automaticky uzavřít tím, že „nemá motivaci“.
Nejdříve potřebuje zjistit příčinu.
Rozumí zaměstnanec očekávání? Má potřebné kompetence? Má dostatek zdrojů? Je pracovní zátěž realistická? Dostával průběžnou zpětnou vazbu?
A pokud jsou podmínky splněné a výkon se přesto nemění, je potřeba jasně pojmenovat očekávání, domluvit konkrétní změnu a její termín a následně výsledek vyhodnotit.
8. Výkon je potřeba pravidelně vyhodnocovat
Výkonnost týmu nelze řídit pouze ve chvíli, kdy vznikne problém.
Manažer potřebuje pravidelně sledovat:
Kde jsme chtěli být? → Kde jsme? → Proč vznikl rozdíl? → Co změníme?
Nejde o neustálou kontrolu lidí.
Jde o schopnost včas zjistit, že se výsledky odchylují od očekávání, a reagovat dříve, než se z malého problému stane velký.
Jak tedy zvýšit výkon týmu?
Nezačínejte automaticky větším tlakem na zaměstnance.
Nejdříve zjistěte:
- Měříme správný výsledek?
- Má tým jasné priority?
- Má dostatečnou kapacitu?
- Mají lidé potřebné kompetence?
- Kde vznikají úzká místa?
- Není rozhodování příliš pomalé?
- Kdo dlouhodobě nedosahuje očekávaného výkonu a proč?
- Vyhodnocujeme výsledky dostatečně pravidelně?
Teprve odpovědi na tyto otázky ukážou, co je skutečnou příčinou nízkého výkonu týmu.
Vyšší výkon začíná správnou diagnózou
Neexistuje jeden univerzální způsob, jak zvýšit výkon každého týmu.
Jeden potřebuje lépe nastavit priority. Druhý odstranit zbytečný proces. Třetí rozvinout kompetence zaměstnanců. Čtvrtý potřebuje změnit způsob vedení a pátý skutečně řešit výkon konkrétního člověka.
Úlohou manažera není pouze požadovat výsledky.
Potřebujete zvýšit výkon svého týmu?
Pokud řešíte výkonnost zaměstnanců, delegování, priority nebo způsob vedení lidí, můžeme se nejprve podívat na konkrétní situaci vašeho týmu a doporučit vhodné školení pro lepší výkon vašich zaměstnanců.
Poptat školení pro váš tým
